La facturation électronique
La facturation électronique (fichier XLM) sera obligatoire pour toute entreprise qui commerce avec les organismes du secteur public, y compris les ASBL, lycées, caisses de maladie, … . Et au niveau européen ? Et ensuite ?
A. Trouver les organismes concernés sur MyGuichet
L’e-facturation concerne toutes les opérations B2G (« Business to Government »). Cette notion recouvre l’Etat, les communes, les organismes de droit public, les associations formées par ces autorités ou ces organismes de droit public, contrôlées ou financées à plus de 50% par l’Etat. Sont donc également concernés les ASBL, les centres hospitaliers, …
Pour être réglées par ces organismes, les factures doivent leur être envoyées sous format électronique. Au préalable, vous pouvez vérifier si vos clients figurent sur la liste des organismes concernés dressée par le Ministère de la Digitalisation :
https://digital.gouvernement.lu/dam-assets/dossiers/e-facturation/20230120-efacturation-liste-osp.pdf
B. Emettre une facture électronique
La facture électronique n’est pas un simple pdf. Il s’agit d’une « facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, … » (loi du 13/12/2021). Le format accepté est l’UBL (Universal Business Language), sous la forme d’un fichier XML, contenant tous les éléments de la facture de manière séparée et standardisée, étant lisibles par un ordinateur.
Comment générer ce fichier XML ?
- Vous disposez d’un outil de facturation qui vous permet de générer votre facture sous la forme d’un XML.
- Vous éditez vos factures en Excel ou en Word. Malheureusement, vous ne serez pas en mesure de générer de fichier XML.
Vous serez dans l’obligation de le générer manuellement sur votre espace professionnel de MyGuichet en y saisissant toutes les données (Démarche : Emission d’une facture électronique).
Si vous ne disposez pas encore d’espace professionnel sur MyGuichet : https://guichet.public.lu/fr/support/aide/espace-professionnel.html
En cas de différence entre votre facture papier/pdf et le fichier XLM, c’est bien le fichier XLM qui prévaudra.
C. Transmettre le fichier XLM
2 possibilités ici aussi en fonction de votre volume :
- Vous avez peu de volume (+/- 10 factures/mois) : transmission manuelle via votre espace professionnel sur MyGuichet (Démarche : Transmission d’une facture électronique), avec votre fichier généré manuellement sur MyGuichet ou avec votre fichier émis par votre logiciel de facturation et téléchargé sur MyGuichet.
- Vous avez un grand volume : via Peppol, en louant un point d’accès à un prestataire ou en utilisant un logiciel de facturation ou ERP intégrant déjà une connexion.
Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) est le réseau de livraison européen choisi pour la transmission des factures électroniques.
D. Conserver toujours votre facture sur format pdf/(éventuellement papier)
A ce jour, les administrations (TVA, fiscale) n’ont pas adapté leur règlementation.
Gardez donc bien toujours vos factures sous le format pdf/papier en cas de contrôle !
E. Et ensuite ?
Aucune date n’est encore prévue pour l’obligation de la facturation électronique pour le B2B ou le B2C. Les avantages présentés sont : des délais de réception, de traitement et de paiement plus courts, moins d’erreurs, …
Toutefois, il existe bien une volonté européenne d’étendre le concept à l’ensemble du commerce. Actuellement, les normes peuvent légèrement différer d’un pays à l’autre.
En France, la facturation électronique sera obligatoire pour le B2B fin 2024. Par la suite, la déclaration TVA des entreprises pourra être déjà préremplie par l’Administration.
Pour vous y préparer si ce n’est pas encore le cas, contactez-nous. Nous pourrons vous conseiller, et vous aider à bénéficier des aides SME-Packages : Digital mais aussi Sustainability et Service.
